A Importância de Delegar Tarefas

20.06.2017
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Uma de minhas habilidades (quem me conhece sabe) é a organização. Antes de ser um treinador, coach de carreira, fui militar por mais de 39 anos. Comecei no Colégio Naval, da Marinha do Brasil, aos 16 anos e depois fui ser Oficial da Polícia Militar Estado do Rio de Janeiro, onde encerrei minha carreira, como Coronel, aos 51 anos. Conheço bem e desenvolvi competência em gestão de tempo e tarefas, planejamento, organização e outras habilidades que hoje, como treinador de talentos humanos que impulsionam carreira, facilitam muito a minha vida e das pessoas com quem trabalho.

É por isso que eu posso afirmar para você que se está precisando de mais de 12 horas por dia para realizar suas tarefas, você está na contramão da história.

Hoje eu apoio profissionais que desejam ter comportamentos propulsores de carreira, com qualidade de vida. Quando você precisa investir mais de 12 horas no trabalho, por exemplo, quando é que você vai ter qualidade de vida?

Você já ouviu falar em desgaste físico, mental e emocional? Sabe que o excesso de atividades vai afastar você do seu convívio familiar? Já percebeu que seus amigos, colegas e conhecidos estão sendo postos de lado porque você vive dizendo que não tem tempo para estar com eles? Você, dentro em breve, se continuar assim, vai se arrepender profundamente do tempo que passou sem aproveitar esse lado da vida que envolve sua mulher, filhos, parentes e seus amigos.

Como já disse aqui, fui militar. Eu tinha diversas atividades operacionais, quando ainda era tenente e depois capitão e, mais tarde, outras tantas como oficial superior (major, tenente-coronel e coronel). Nessa fase, mais no campo tático e estratégico, as atividades administrativas eram as que mais apareciam em minha agenda diária.

Para conseguir fazer frente aos inúmeros compromissos inerentes ao cargo, desenvolvi mais uma competência que, para minha felicidade, até hoje faz parte da minha vida pessoal e profissional. Uso-a para ajudar meus coachees (clientes de coaching) há administrarem seus dias, nos diversos papéis que desempenham nas suas 24 horas que possuem.

Então vamos lá!

Uma das maiores armadilhas da nossa vida, profissional e/ou pessoal é a falta de tempo. Essa não conformidade é um reflexo de não saber ou não querer usar um instrumento bastante interessante que se chama delegação. Tenha certeza de que parte daquilo que fazemos pode ser realizado por outra pessoa.

Tempo é um recurso escasso. Dizem que o tempo não pode ser comprado, vendido, alugado ou emprestado. Hoje eu vou mostrar para você que essa máxima pode não ser totalmente verdadeira. Conhecendo a arte de delegar você vai usar o tempo dos outros em seu proveito. Todo mundo ganha com isso.

Vamos imaginar que você acaba de me contratar como seu treinador para melhorar a administração de seu tempo. Eu, como sei que o que muda o mundo são perguntas e não respostas (ouvi isso muitas vezes no canal Futura – tv), trataria de perguntar para você algumas coisas sobre a sua consciência com relação ao seu comportamento resistente de delegar tarefas. Eu sei que eles existe porque eu já fui assim. Aprendi a delegar e me transformei. Simples assim. Atenção! Eu não disse fácil! Disse simples! A facilidade vai surgir com o treinamento. Conhecimento, prática e repetição são os pilares do desenvolvimento da habilidade. Atribuem a Aristóteles a seguinte frase: “Nós somos aquilo que fazemos repetidamente. Excelência, então, não é um modo de agir, mas um hábito.”

Aqui vou fazer poucas perguntas para não tomar muito seu tempo. Já sei que você não tem tempo, não é? Se soubesse delegar…

Será assim:

Pergunta 1: Aquilo que você sabe a respeito de algum assunto ou uma habilidade que possui, você esconde das pessoas ou compartilha com todo mundo?

O que eu tenho visto por aí é gente que não é promovida, que não tira férias, que vive reclamando que não tem tempo para nada porque são os únicos que possuem conhecimento específico sobre uma determinada rotina, processo ou ferramenta. Não repassam conhecimento e, com isso, ficam ou se sentem sobrecarregados.

Pergunta 2: Você tem necessidade de se sentir indispensável? Gosta de ouvir que você “é o cara” e que sem você a empresa não vive?

A verdadeira liderança é exercida na ausência do líder, eu afirmo. Se você exercer influência positiva sobre seus colaboradores, funcionários ou liderados (como quiser chamar), você não precisa estar presente o tempo todo para as coisas acontecerem de forma adequada. Você será fonte de inspiração aos seus subordinados funcionais mesmo estando a quilômetros de distância.

Pergunta 3Sua autoridade é uma coisa muito importante para você?

Hoje os líderes verdadeiros fazem de tudo para diminuir o culto à sua pessoa. O que eles mais desenvolvem em seus liderados é o valor de seus pensamentos, sentimentos e ações. Se eles lhe conhecem eles respeitam.

Há inúmeras outras perguntas que eu poderia fazer para confirmar que delegar pode não ser uma habilidade sua e, por isso, você está precisando usar muito tempo para realizar suas tarefas diárias. Você é um centralizador e ser assim exige tempo. Se mais perguntas fossem feitas agora, é bem possível que suas respostas apontassem para sua vontade de não querer delegar. Aí o diagnóstico indicaria que essa não conformidade está em você e não no seu time. Já refletiu sobre isso?

Para encerrar vou deixar algumas dicas que eu uso e pode ser que sirvam para você.

Quero deixar claro que sou muito cauteloso com os títulos que prometem coisas mirabolantes. Fórmulas mágicas não existem.

Os 25 passos “disso” podem ser maiores do que suas pernas permitam; as 50 formas “daquilo” podem não caber na sua vida ou ainda pode ser que você não possua o conhecimento mínimo necessário para, nesse momento, ter os 75 hábitos das galáxias que elevarão você ao nível superior estratosférico (de onde eu tirei isso?).

Aqui neste artigo ofereço algumas sugestões (no caso são sete) na tentativa de que você tenha um insight ou uma sacada que faça você AGIR na direção que deseja.

Por isso, leia o que estou sugerindo e tire o melhor que puder, para você. Depois faça do seu jeito. O seu jeito, tenha certeza, é o melhor jeito.

Lá vai:

1. Não fique tentando explicando métodos. Seu time já sabe o que tem que fazer. Você os escolheu e sabe de sua capacidade. Indique os prazos de realização e os resultado que espera alcançar.

2. Quem recebe uma responsabilidade precisa ter autoridade. Assim, não deixe de anunciar que a autoridade também foi delegada para que a tarefa seja realizada.

3. Quando você delega, automaticamente há o desenvolvimento profissional e pessoal dos que receberam a delegação. Você será reconhecido por capilarizar à solução dos problemas. O respeito por você aumentará, acredite!

4. Você conhece sua equipe. Sabe das qualidade individuais e coletivas. Entende que pessoas possuem habilidades diferentes. Então, delegue a tarefa certa para a pessoa certa. Fazendo assim o resultado esperado será alcançado. Não duvide.

5. Ao delegar você precisa criar um canal de comunicação. Você sabe que comunicação pode ter ruídos. Assim, estabeleça uma forma de estar disponível em caso de alguma dúvida que só você possa esclarecer.

6. Se ainda não fez, ofereça ao seu time a sua visão, a sua missão e os seus valores, de forma que todos saibam qual é o seu estilo gerencial. Aí as tarefas delegadas vão possuir sua marca registrada.

7. E não fique preocupado, sempre vai haver alguma coisa para você fazer, principalmente vinculada ao bem-estar do seu time. Coordenar as pessoas será muito mais fácil e realizador. Preocupando-se mais com pessoas e menos com tarefas você vai ver aumentar a produtividade, sua e de seu time, de forma salutar. Confie!

Se com tudo isso você perceber que saber delegar é uma competência que você precisa muito desenvolver, sugiro que busque logo uma forma de treinar essa importante habilidade que pode muito melhorar sua qualidade de vida. Eu fiz assim e deu certo.

Agora é com você!

 

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