Uso do Tempo: Você é Ocupado ou Produtivo?

08.12.2017

Todo mundo tem 24 horas por dia para fazer alguma coisa. Mas a pergunta que não quer calar é: por que tem gente que faz coisas com esse tempo e tem gente que não faz nada? E a resposta, para encurtar a conversa, é simples: as pessoas que fazem são aquelas que sabem dar prioridade para aquilo que realmente as interessa. O restante, a resposta é uma só: NÃO, eu não vou fazer isso porque não me leva para lugar nenhum!

Livros, informação, atividades, treinamentos sobre o gerenciamento do tempo é o que não falta. O que está faltando, em minha opinião, é o que eu chamo de tripé da realização: VONTADE, DISCIPLINA e ATITUDE. Simples, mas não fácil.

Quer ver uma coisa? Você já mediu o tempo de realização de uma tarefa sua? Isso é uma forma de saber se a tarefa a ser realizada cabe na sua agenda.

Essa atitude pode parecer simplória, mas dentro de um contexto vai fazer toda a diferença.

Existem duas coisas que hoje são muito importantes: tempo e dinheiro. Geralmente, é isso que define o sucesso de alguém. Saber administrar os dois é tudo de bom. Só que isso a gente não aprende na escola. Até aprendemos a ganhar dinheiro, mas aprendemos a gastá-lo? Não! Esse é um dos fatores que apontam, na atualidade, o grande número de brasileiros endividados. Mas esse ainda não é o nosso assunto. Fica pra próxima.

Você já parou para pensar que as pessoas, atualmente, possuem mais ambições, mais conhecimento, mais ferramentas, muito mais opções e, por isso, mais objetivos, sonhos e metas para por em prática?

Só que o tempo disponível, para todos, são às 24 horas de cada dia. É aí que gerenciar o tempo torna-se uma coisa muito importante para quem quer ter resultados. Isso vai passar, de verdade, pelas escolhas que vamos ter que fazer, pelos “nãos” que vamos ter que verbalizar.

Aqui eu vou dizer de onde vem minha capacidade de gerenciar tempo e tarefa. Fui quase 33 anos militar, encerrei minha primeira fase profissional como Coronel da Polícia Militar do Estado do Rio de Janeiro. É daí que eu trago minha capacidade de planejamento, organização, gerenciamento de tempo, tarefas e pessoas. Como as missões policiais envolvem, em sua maioria, alto risco, a administração de tempo pode ser um fator de sucesso ou não, de salvar uma vida ou não.

As técnicas que utilizei são, na maioria, de simples utilização. Ao utilizar 20% delas eu consegui melhorar meus resultados em cerca de 80%. Lembra-se da Lei de Pareto: 80% de seus resultados estão vinculados ao uso de 20% daquilo que você sabe?

O detalhe é que temos muitas opções, e não sabemos bem qual delas utilizar. Acamamos por não fazer nada. Nesse caso menos é mais. Você já percebeu que pessoas ocupadas são as que, em sua maioria, mais executam tarefas e obtêm melhores resultados? Elas realmente usam o mesmo método, ou melhor, um único método. Ele funciona, dá resultado e, por isso, é aplicado.

Vou dar uma dica sobre técnicas simples que vão ajudar você a dar prioridade às tarefas e, por isso, te oferecer mais produtividade fazendo aquilo que realmente precisa ser feito.

A gente não tem nenhuma tecnologia hoje para aumentar nossas minguadas 24 horas, assim o jeito é saber quais são as opções que vão nos oferecer os melhores resultados, no campo profissional e também pessoal.

O desenvolvimento da minha habilidade de planejar foi um divisor de águas para a melhor utilização do meu tempo. Planejar o dia, a semana, o mês e o ano fez toda a diferença para mim.

Com o planejamento eu consigo reter conhecimento do tempo que eu preciso, por exemplo, para executar uma tarefa, principalmente as que são repetitivas no dia e na semana. Você sabe quanto tempo gasta para realizar uma tarefa que realiza todos os dias da semana? Quanto tempo leva, em média, para tomar banho, escrever um e-mail, fazer uma ligação telefônica, etc.? E para ler um relatório de cerca de 10 páginas? E quanto tempo usa as redes sociais? Você já mediu?

Experimente fazer isso com as tarefas de amanhã. Se você não sabe quanto tempo tem que disponibilizar para cada tarefa é possível que ao relacioná-las e somar seus tempos de realização chegue à conclusão de que 24 horas não seriam suficientes para realizá-las.

Vamos começar como uma sugestão bem simples: faça uma reunião com você. Isso! Você com você entre 15 e 30 minutos, no máximo, preferencialmente no domingo, para planejar sua semana. Importante: não deixe que lhe incomodem por esse curto espaço de tempo. Ele será o tempo do seu planejamento. Interrupções exigem retomadas de raciocínio e isso não ajuda em nada.

Agora vamos relacionar as tarefas importantes que precisarão acontecer na semana para que você saiba que foi uma semana produtiva. A priorização vai ter que ser feita com foco nos seus interesses pessoais e profissionais, não se esqueça. Você vai perceber que seu plano vai dar a sensação de que a semana valeu à pena.

Coloque na sua cabeça que o investimento de tempo, 30 minutos, fará da sua semana uma coisa produtiva, com menor esforço e mais satisfação.

Já parou para pensar que você, salvo engano, você está sempre no piloto automático? Faz a coisa e nem sabe por que está fazendo aquilo. Um processo totalmente mecânico que, muitas, vezes, tem desperdício de tempo. Um processo totalmente inconsciente. A proposta aqui é ter consciência daquilo que você está realizando. Por isso a reunião com você mesmo para analisar o que é que você está fazendo da sua vida. Faça disso um hábito: todos os domingos, das 20h às 20h30min, reunião comigo para planejamento das atividades da semana. Faz sentido? Você vai avaliar seus compromissos, seu propósito da semana ou da vida, as metas a serem alcançadas, e tudo mais que vai fazer a sua semana ter valido a pena.  

Vamos refletir sobre as possibilidades de prioridades? Atividade física é uma prioridade para você? Meditar? Aprender ou desenvolver uma anova atividade para sua vida pessoal ou profissional? O quê mais?

E sobre as trocas de tempo? Vale investir numa coisa ou noutra? Deixar de fazer “A” para fazer “B” e, com isso, colocar mais produtividade na semana? É isso!

Analise sua agenda, faça as reflexões necessárias se colocou nela aquilo que te leva ao próximo nível e, se for o caso, realize os ajustes necessários para alinhar seus objetivos de vida.

Pronto! Agora é só pegar tudo isso e executar, não é? Pior que não!

No mundo real não é assim que funciona. Quando você for executar, um monte de coisas vai acontecer. Momentos de indecisão vão surgir. Coisas roubando seu tempo vão se colocar entre seu plano e sua execução, acredite!

Você vai começar a escrever o e-mail e o barulhinho do Whatsapp vai te interromper ou tirar a atenção. Você para e lê porque, no seu subconsciente, o som revela uma coisa importante que tem que ser feita: ler a mensagem do Whatsapp. Será?

Aí você volta ao e-mail. Será? Claro que não! Vai ter que começar a fazer tudo de novo, se quiser ter um mínimo de qualidade naquilo que está realizando.

Se somarmos o tempo de interrupção dos Whatsapp, Facebook, etc., durante um dia, uma semana, um mês e um ano, você vai entender o que estou tentando de mostrar. É tempo para caramba!

Tente se lembrar de uma panela no fogo, com água. Ela já está fervendo. Você tira a panela do fogo por alguns minutos. Depois recoloca a panela no fogo. Quanto tempo a água leva para voltar a ferver? É isso que acontece conosco. A gente leva um tempo para restabelecer nosso estado anterior. Tempo perdido, na certa.

No seu trabalho, no seu negócio, na sua vida, você tem que ter atenção. O tempo é, na atualidade, seu maior ativo. É por isso que para ter mais atenção precisamos banir as interrupções de do período em que estamos focados. Elas nos tiram muita energia, como a panela com água.

Essa é uma grande discussão sobre o formato do trabalho. Home office, ou não? Escritório aberto ou fechado? E assim por diante. Isso vai depender muito de seu treinamento para administrar seu tempo e as interrupções que podem tirá-lo de você.

Eu, por exemplo, quando tenho que fazer uma atividade que envolva a minha criatividade, que precisa da minha atenção total, eu me coloco em ambiente isolado, com a mínima possibilidade de uma interrupção.

Então, fica a dica: se a atividade é importante para sua vida, para seu negócio, trate de eliminar todas as possibilidades de interrupção, caso contrário elas vão tomar seu precioso tempo e seu foco também.

E aqui eu quero derrubar um mito que muita gente acredita: as pessoas multitarefas, aquelas que, segundo a lenda, são capazes de realizar muitas coisas ao mesmo tempo. Isso não é verdade! Os seres humanos, diferentemente do computador, não possuem essa característica, de realizar duas coisas ao mesmo tempo. O que acontece é que a pessoas tem agilidade para alternar entre tarefas. Aí, para quem está olhando de fora, parece que realizam tudo ao mesmo tempo. Não é assim!

Está cientificamente provado que realizar uma tarefa de cada vez oferece melhor produtividade do que realizar tarefas em alternância.

Quero lembrar que no nosso dia a dia existem muito mais tarefas a serem feitas do que tempo para realizá-las. As tarefas nunca vão terminar, pode ter certeza. Você não vai ter espaço em agenda para colocar tudo que tem que ser feito na sua vida.

Nesse ponto eu vou ter ensinar uma palavra que pode resolver grande parte dos seus problemas. Essa palavra é NÃO! Dizer não é ter foco. Dizer não te evita atropelos. Dizer não, para quem quer ter produtividade e qualidade de vida, é tudo de bom.

Você vai ter que aprender a dizer não para você e, principalmente, para outros que vão, todo tempo, querer fazer de você uma agenda deles. Vão tentar delegar para você aquilo que eles, por falta de planejamento ou organização, deixaram de fazer. Vão buscar sua ajuda, querer usar o seu tempo. Já passou por isso? Ou já viu isso acontecer com alguém?

Não tente ser um super-herói do tempo. Não queira fazer muitas coisas ao mesmo tempo. Não se proponha a realizar as suas coisas e as coisas dos outros. Você não vai conseguir e vai se frustrar.

Existem coisas que precisam ser feitas de imediato, porque estão lhe causando estresse em virtude de sua importância e urgência. Há as que precisam ter planejamento para realização, são as importantes, porém não têm urgência. Outras são delegáveis porque possuem alguma urgência, porém não precisam ser feitas por você. E, finalmente, as tarefas que podem ser abandonadas porque não são nem importante e nem urgentes, naquele momento. É por isso que avaliar tarefas é tão importante. Aqui volto para citar a Lei de Pareto, onde 20% das coisas que você tem que fazer vão representar 80% dos resultados da sua vida.

Outro dia eu conversava com uma conhecida que se vangloriava por ser muito ocupada. Dois celulares, tarefas mil, trabalhando em casa, levando trabalho para a cama, etc. e tal. Falava tudo isso com uma enorme satisfação. Eu fiquei olhando aquilo e imaginando que tipo de vida aquela mulher e sua família levam. Um horror! Pensei comigo mesmo. Mas para ela era uma forma de desmontar sua importância, status e sei lá mais o quê. Para ela parecer ocupada era tudo de bom. Eu tenho minhas dúvidas.

Aqui eu quero introduzir a pergunta sobre ser produtivo e estar ocupado. Será quem está ocupado é produtivo? Qual o resultado prático de uma e outra pessoa? Já parou para pensar nisso? E o que são resultados para um produtivo e um ocupado?

Para se falar em resultados precisamos falar sobre propósitos na sua vida pessoal e profissional. Ter propósito é saber qual é sua missão de vida, conhecer suas metas a serem alcançadas, etc. Você já parou para prensar nisso?

Raciocinando assim podemos entender que quem não sabe qual é o seu proposito, sua meta, não vai saber se está ou não sendo produtivo. Lembra-se da frase: “para quem não sabe aonde vai qualquer caminho serve”?  É isso!

Bom, encerrando o nosso assunto, espero ter ajudado você a refletir sobre algumas possibilidades de melhor administrar seu tempo. Reforço o meu tripé de realização que é: VONTADE que você ativa no seu cérebro, a DISCIPLINA que seu coração faz aflorar quando você conhece bem o seu propósito e, por fim mas não menos importante, a ATITUDE que o seu corpo vai adotar para fazer tudo àquilo que têm que ser feito. É isso!

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